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Word - Travail d'équipe (XP)

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Microsoft Word offre des fonctions conçues pour le travail en équipe, avec des outils destinés à accroître l'efficacité et la productivité des groupes.

  Sections de la capsule

Barre de révision
Commentaires
Marque de modification
Versions
Fusion de documents
Protection de documents

  Barre de révision

Permet d'accéder rapidement, à partir d'une seule barre d'outils, à tous les outils de révision utiles pour le travail en équipe : recherche et révision des modifications, insertion et révision des commentaires, enregistrement des versions etc.

Pour afficher cette barre d'outils, pointer dans le menu Affichage sur Barres d'outils, puis cliquer sur Révision. Cette barre se rajoutera :


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   Commentaires

Insérer un commentaire
Changer le nom utilisateur
Commentaire vocal
Modifier un commentaire
Supprimer un commentaire
Boutons de navigation

Permet d'ajouter des observations sans briser la lecture continue. Pour ajouter un commentaire à un texte, sélectionner la partie, ou un mot, de texte pour laquelle un commentaire est requis.

Sélectionner Commentaire dans le menu Insertion

ou cliquer sur cette icône dans la barre d'outils de Révision.

Une fenêtre comme celle-ci apparaîtra à la droite de l'écran.

Microsoft Word inscrit automatiquement le nom de la personne à qui appartient le logiciel (le nom qui a été entré au moment de l'installation de Office) comme étant la personne ayant créée le commentaire. Pour changer le nom de l'utilisateur, choisir Options…dans le menu Outils.

Cliquer sur l'onglet Utilisateur.

Dans la section nom, indiquer le nom désiré (ex : votre nom) et marquer les initiales du nom dans la partie réservée à cet effet. Cliquer sur OK.

Taper le commentaire désiré dans le carré. Pour visualiser qui a fait le commentaire, quand et quel est le commentaire en question, il suffit d'appuyer sur le bouton Volet Révision et une fenêtre similaire à celle-ci apparaîtra en-bas de l'écran.



Il est aussi possible de faire un commentaire vocal. Pour ce faire, cliquer sur le menu déroulant de l'icône Nouveau Commentaire dans la barre d'outils Révision. Par la suite, sélectionner l'option commentaire vocal.

Ce programme s'ouvrira :

Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le commentaire. Le temps d'enregistrement est de 60 secondes. Quand ce délai est passé, cliquer de nouveau sur enregistrer pour continuer le commentaire. Le commentaire d'avant ne s'effacera pas.

Pour écouter le commentaire, cliquer sur Jouer et le programme aura mis l'un après l'autre les enregistrements. Le commentaire sera un énoncé continu. Il est aussi possible d'écouter le commentaire en cliquant droit sur l'îcône en forme de stéréo et en choississant Objet Document Magnétophone > Lire.

Pour enregistrer par-dessus un commentaire, dans le but d'effacer l'ancien, cliquer sur Recherche en arrière .

Quand le commentaire est terminé, la fenêtre Objet Audio, permettant d'enregistrer des commentaires vocaux, peut rester ouverte ou sinon cliquer sur le x en haut à droite de la fenêtre pour la fermer.

    Pour modifier un commentaire, positionner le curseur sur le commmentaire en question et double-cliquer dans ce dernier. Il ne reste qu'à modifier le texte.

    Pour supprimer un commentaire, positionner le curseur sur le commentaire à supprimer, et cliquer sur le bouton de droite de la souris. Sélectionner supprimer le commentaire cliquer sur cette icône dans la barre d'outils de révision. Le commentaire sera supprimé.

    En cliquant sur cette icône dans la barre d'outils de révision, le document se positionne immédiatement au prochain commentaire. En cliquant sur cette icône dans la barre d'outils de révision, le document se positionne immédiatement au commentaire précédent.

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   Marque de modification

Afficher les modifications à partir du menu
Afficher les modifications à partir de la barre d'outils
Configuration des modifications
Accepter ou refuser une modification

Marque de modification désigne l'endroit où une suppression, une insertion ou toute autre modification a été faite dans un document. Word peut suivre les modifications de l'une des deux façons suivantes : en marquant les révisions à mesure que le document est modifié ou en les marquant après, lorsqu'il compare les deux versions du document.

Pour afficher les modifications tout au long de la consultation, aller dans le menu Outils, sélectionner suivi des modifications

Un autre moyen d'afficher les modifications, est d'aller sélectionner cette icône dans la barre de révision.

Par défaut, le texte rajouté s'affichera en rouge ou en bleu, dépendamment de l'auteur, et il sera souligné.

Le texte supprimé sera indiqué dans un commentaire crée automatiquement par Microsoft Word. Il en est de même pour le texte modifié.

Vous pouvez indiquer à Word la façon de configurer le texte inséré, supprimé et modifié. Pour ce faire, choisir Options dans le menu Outils et cliquer sur l'onglet Modification.

Il est possible de faire les changements désirés au niveau des couleurs, de la présentation du texte quand il est inséré.

Pour consulter rapidement chaque modification, cliquer sur l'icône précédente ou l'icône suivante qui se trouve dans le barre de révision.

Une autre façon d'accepter une modification, est de sélectionner la modification et de cliquer sur l'icône Accepter une modification dans la barre de révision.

Il est aussi possible de le faire pour refuser une modification, il faut alors que vous cliquiez sur l'icône Refuser une modification dans la barre de révision.

De plus, il est permis d'Accepter tout ou de Refuser tout, c'est-à-dire toutes les modifications qui ont été faites dans le document.

Dans la barre d'outils Révision pour accepter :


ou de refuser :


toutes les modifications apportées au document.

La section Affichage permet de choisir la présentation des modifications.
Ainsi, le document pourra afficher seulement les commentaires, les insertions et supressions ou les deux.

 

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   Versions

Enregistrer une version
Afficher une version précédente

Pour réviser un document ultérieurement ou le faire réviser par d'autres collègues, il est possible de configurer Word de manière à ce qu'il enregistre automatiquement un " instantané " de la version en cours chaque fois qu'un relecteur ferme le document après l'avoir modifié.

Pour enregistrer une version du document, choisisser Versions… dans le menu Fichier.

Cette fenêtre s'ouvrira :

Cliquer sur Enregistrer, et une autre fenêtre s'ouvrira dans laquelle il est possible d'émettre des commentaires. Word enregistre par lui-même l'utilisateur de cette version et la date et l'heure à laquelle l'enregistrement a été fait.

Toutes les versions sont stockées dans un même document, mais, par défaut, Word affiche uniquement la version en cours. Pour afficher une version précédente quelconque dans une fenêtre distincte, choisir la version désirée, dans la boîte de dialogue Version du menu Fichier, et cliquer sur Ouvrir.

Pour supprimer une version, choisir la version désirée, dans la boîte de dialogue Version du menu Fichier, et cliquer sur supprimer.

Sélectionner l'autre version du document et cliquer sur Ouvrir. Word affichera un document dans lequel les deux versions sont fusionnées et les modifications sont affichées.

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  Fusion de documents

Intègre les changements et annotations de différents relecteurs en une seule étape. Les relecteurs peuvent modifier séparément leur propre copie d'un même document, et fusionner tous leurs changements dans l'original.

Pour fusionner des documents, vous devez Ouvrir un des documents puis choisir Fusion de documents dans le menu Outils. Cette fenêtre s'ouvrira :

Choisir le fichier Word qui sera intégré au document en cours et cliquer sur Ouvrir.

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  Protection du document

Cette fonction de Word permet de protéger les commentaires, les modifications et les formulaires apportés au document.

Sélectionner Protéger le document ... dans le menu Outils, cette fenêtre apparaîtra :

Choisir la marque de révision qui doit être protégée. Quand la case est cochée, il ne sera plus possible pour un autre utilisateur de refuser, accepter, modifier ou d'insérer une marque de révision.

Il est aussi possible d'ajouter un mot de passe. Seuls les utilisateurs qui sauront le mot de passe seront autorisés à accepter ou rejeter les marques de révision, insérer ou supprimer des annotations, modifier les champs de formulaire protégés ou supprimer la protection d'un document.

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