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Access - Présentation générale

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Cette capsule présente une vue d'ensemble du logiciel de création de base de données Access.

   Sections de la capsule

Règles de conception d'une base de données
Interface d'Access

   Règles de conception d'une base de données

Access est un logiciel de conception et de traitement de bases de données relationnelles 1. Certaines règles s'appliquent pour concevoir des bases de données relationnelles. Une base de données relationnelle doit avoir ces 3 composantes (Fleming et Von Halle, 1989) :

  • Structure de données

  • Les données sont organisées sous forme de tables 2 avec des lignes et des colonnes

  • Manipulation de données

  • Les requêtes (qui utilisent le langage SQL) servent à manipuler les données contenues dans les relations 3.

  • Intégrité des données

  • On doit spécifier certaines règles de fonctionnement de l'entreprise pour maintenir l'intégrité des données ou intégrité référentielle 4.

Par l'intégrité référentielle on entend notamment le concept de clé primaire et de clé lointaine.
Une clé primaire est un attribut 5 , ou une combinaison d'attribut (dans ce cas on l'appelle une clé multiple ou concaténée) qui identifie de façon unique chaque enregistrement d'une table. La clé primaire doit être non-nulle, c'est-à-dire contenir obligatoirement une valeur. Par convention on souligne la clé primaire.
Par exemple, dans une table EMPLOYÉ, la clé primaire serait le numéro d'employé.

EMPLOYÉ (N° employé, Prenom, Nom, Département, Poste)


1. Un enregistrement
2. Un champ


La clé lointaine sert à faire le lien entre 2 tables. Une clé lointaine est un attribut d'une table (pouvant être composé) qui est clé primaire dans la table à laquelle il est relié. Par conséquent, on doit s'assurer qu'une clé primaire existe bien (concept d'intégrité référentielle4).
Par exemple, dans la table EMPLOYÉ, l'attribut Département est clé lointaine car il est clé primaire dans la table DEPARTEMENT.

EMPLOYÉ (N° employé, Prenom, Nom, Département, Poste)
DEPARTEMENT (Département, N° Téléphone)

* Définitions *

1. Base de données relationnelle

Ensemble de données et d'objets, tels que des tables, des requêtes ou des formulaires, liées à une rubrique donnée ou visant à un objectif donné. Relationnelle car les tables sont reliées entre elles par des relations.

2. Tables

Une table est une collection de données relatives à un sujet spécifique tel qu'un produit ou des fournisseurs. Les tables organisent les données en colonnes (appelées champs) et lignes (appelées enregistrements).

3. Relation

Association établie entre des champs communs (colonnes) de deux tables. Une relation peut être de type un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs.

  - Un à un

Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu'à un enregistrement de la table B, et inversement, chaque enregistrement de la table B ne peut correspondre qu'à un enregistrement de la table A. Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même table.

  - Un à plusieurs ou un à l'infini

La relation un-à-plusieurs est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors qu'à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la table A.

  - Plusieurs à plusieurs

Une relation plusieurs-à-plusieurs correspond à deux relations un-à-plusieurs avec une troisième table.

4. Intégrité référentielle

Règles que l'on suit pour préserver les relations définies entre des tables lorsque l'on entre ou supprime des enregistrements. Garantit que les relations entre les enregistrements dans les tables liées sont valides et que l'on n'effacera pas ou ne modifiera pas par erreur des données liées.

5. Attribut ou Champ

Élément d'une table qui correspond à une valeur dans un enregistrement (en ligne). La valeur pourra être un numéro, du texte, un nombre, une date, une valeur Booléenne (VRAI/FAUX), une image etc.

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   Interface d'Access

Access permet de créer des bases de données, les interroger par des requêtes, entrer des données par des formulaires, produire des rapports. Des assistants, présents dans chacun des onglets (Tables, Requêtes, Formulaires etc.) vous guident pas à pas dans la conception des bases de données voulues. Cependant il convient de bien connaître certaines règles de conception pour que les bases de données soient exploitables.

Différentes icônes permettent d'accéder aux modes d'affichage suivants :

  • Mode création

  • En cliquant sur l'icône on accède au menu de création de table.
    Deux éléments sont obligatoires lors de la création de tables : le nom de champ (attribut) et le type de données. Une fois la table créée, dans la fenêtre Base de données l'icône est accompagnée de la mention Modifier qui permet d'effectuer des changements à la table.
    Attention ! Modifier la clé primaire lorsque les tables sont déjà reliées affecte la structure de la base de données.

  • Mode entrée de données

  • En cliquant sur l'icône on accède directement à la feuille d'entrée de données, semblable à un tableau composé de colonnes dont les titres sont les attributs et les lignes sont les enregistrements de la table. Dans la page d'accueil (fenêtre base de données) on y accède par l'icône ayant la mention Ouvrir.

  • Mode relations

  • En cliquant sur l'icône on accède à la structure de la base de données, composée des tables et de leurs relations. On crée et modifie des relations par cliquer/glisser entre les différents attributs à relier.

Il est primordial de sauvegarder toute modification.

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