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Access - Création d'une base de données

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Cette capsule explique comment créer une base de données simple.

   Sections de la capsule

Nouvelle base de données
Créer les relations
Saisir les données
Masque de saisie
Liste de choix

Rien de tel qu'un exemple pour intégrer la notion de création de base de données. Dans cette capsule nous allons créer une base de données à trois tables : CLIENT, PRODUIT et COMMANDE.

   Nouvelle base de données

Créer une base de données signifie tout d'abord créer les tables qui la constitueront.

Aller dans le menu Fichier > Nouvelle base de données. Dans la section Créer à droite, sélectionner Base de données vide. Si vous souhaitez utiliser un format existant choisir Créer à partir d'un modèle puis Modèles généraux.

S'assurer que l'onglet Table est sélectionné.

Double-cliquer sur l'option Créer une table en mode Création. Dans la colonne Nom du Champ, entrer d'abord la clé primaire, puis entrer chaque attribut de la table. Dans Type de données, sélectionner dans le menu déroulant le type de données. Par défaut, lorsque le champ est une clé primaire, le type de données est NuméroAuto pour générer automatiquement une suite numérique. Cependant il est possible de sélectionner Texte ou Numérique.

Exemple : Entrer les données indiquées dans la fenêtre suivante pour créer une table CLIENT. Description est utile si vous voulez précisez à quoi correspond chaque champ, afin de faciliter la compréhension à d'autres utilisateurs.
Sauvegarder à la fin de la saisie. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, entrer le nom de la table soit Client. Cliquer sur OK.

La boîte de dialogue suivante indique qu'aucune clé primaire n'a été définir et vous propose de le faire. Cliquer Oui pour qu'Access sélectionne automatiquement n° client comme clé primaire. En cliquant non, c'est à vous de définir la clé primaire en cliquant sur la ligne du n° client puis sur l'icône .

De retour à la fenêtre Base de données, recommencer l'opération en mode Création pour créer chacune des tables.

Entrer les données de la table PRODUIT.

Entrer les données de la table COMMANDE.

Il est possible aussi de créer une table commande avec une clé primaire multiple ou concaténée composée des champs n°client et n°produit. Dans ce cas, il ne faut pas laisser Access définir la clé et la créer soi-même en sélectionnant les deux lignes puis l'icône .

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   Créer les relations

Une fois les tables créées, il faut établir les liens entre elles. Physiquement, les liens d'une base de données relationnelles se font entre clés primaires et clés lointaines.

Depuis la fenêtre base de données, cliquer sur l'icône pour accéder aux relations. Une fenêtre où sont inscrites toutes les tables s'ouvre. Pour chacune, cliquer sur Ajouter dans l'onglet Tables. Puis cliquer sur Fermer. Pour accéder de nouveau à ce menu cliquer sur l'icône . Avec la souris, cliquer sur la clé primaire de la première table à relier et faire glisser le pointeur jusqu'à la clé lointaire qui lui correspond.

Exemple : Depuis la table Client, cliquer sur n°client puis faire glisser le pointeur jusqu'au champ n°client de la table Commande.

Une fenêtre telle que ci-dessous s'ouvre.

Cocher la boîte Appliquer l'intégrité référentielle pour s'assurer que la clé lointaine d'une table correspond bien à une clé primaire sinon la clé lointaine sera nulle. La relation se trouve être une relation 1 à plusieurs. Cocher les 2 autres boîtes pour que les champs soient mis à jour en cas de modification et de suppression de données. Cliquer sur OK. Sauvegarder avant de fermer la fenêtre des relations.

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   Saisir les données

Depuis la fenêtre base de données, double-cliquer sur la table à modifier. Le mode entrées de données apparaît. Il est alors possible de saisir les renseignements pour chaque attribut comme l'on remplit un tableau.
Commencer par garnir les tables qui ne comportent qu'une clé primaire, celles vers laquelle la relation indique 1.

Exemple : La table Produit, la table Client.
Entrer quelques noms de clients, quelques produits.

Lorsqu'un + se trouve à côté d'un champ, cela signifie qu'il existe une ou plusieurs entrée(s) dans une autre table (reliée précédemment); on peut faire afficher et modifier le détail en cliquant sur le +. Le champ précédé du + correspond à une clé lointaine qui est clé primaire dans la table à laquelle elle est reliée.

Exemple : Dans la table Produit, en cliquant sur le + on fait apparaître le détail de la table Commande pour ce produit. La table Commande va permettre d'afficher toutes les commandes ainsi que le ou les produits commandé(s) pour chaque client. Dans cette base de données chaque n°commande correspond à un client qui commande un produit.

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   Masque de saisie

Le masque de saisie permet de faciliter la saisie dans un champ en forçant l'utilisateur à entrer les données selon un format déterminé, les informations stockées dans la table auront le format défini dans le masque de saisie. Il est constitué d'une combinaison de caractères :

Symbole Signification
0

Chiffre de 0 à 9 obligatoire

9
Chiffre ou espace facultatif
#
Chiffre ou espace ou + ou -
L
Lettre de A à Z obligatoire
?
Lettre de A à Z non obligatoire
A
Lettre ou chiffre obligatoire
a
Lettre ou chiffre facultatif
&
Caractère quelconque obligatoire
C
Caractère quelconque facultatif
<
Mettre en minuscules
>
Mettre en majuscules
!
Saisie à partir de la droite

Access contient un assistant qui permet de créer un masque de saisie automatiquement.

Exemple : Reprendre la Base de données créée précédemment. Sélectionner la table PRODUIT puis cliquer sur Modifier.
Le mode Création s'ouvre.
Dans cet exemple on va entrer un masque de saisie pour le format du prix unitaire, de la forme "99999.00 $".

Sélectionner le champ prix unitaire Dans la fenêtre Propriété du champ, choisir l'onglet Général. Dans Masque de saisie, entrer le code suivant :



Les cinq 9 signifient que l'on pourra rentrer un nombre de 5 chiffres maximum à gauche de la virgule. Les deux 0 signifient que l'on devra rentrer 2 et seulement 2 chiffres à droite de la virgule.
Appuyer sur Entrer. Access a ajouté automatiquement les guillemets autour du " $", pour signifier qu'il s'agit d'un caractère fixe.

Sauvegarder les modifications puis visualiser le résultat en cliquant sur cette icône pour passer en mode Feuille de données.

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   Liste de choix

Une liste de choix permet de simpifier la saisie de données dans une table en proposant à l'utilisateur de cliquer sur un élément proposé dans une liste. Le champ de la table sera rempli avec l'élément sélectionné dans la liste.

Exemple : Nous allons créer une liste de choix sur le champ N°client de la table COMMANDE pour éviter d'avoir à se souvenir de chaque numéro de client qui passe une commande. Une liste de choix proposera la liste de tous les noms des clients de la table CLIENT, on n'aura qu'à sélectionner le nom voulu pour que le numéro de client soit automatiquement entré dans le champ N°client de la table COMMANDE.

Reprendre les étapes précédentes pour créer les tables CLIENT et COMMANDE. Ne pas créer la table PRODUIT ni les relations. Entrer quelques noms dans la table CLIENT afin de pouvoir visualiser le résultat de notre exemple.
Sélectionner la table CLIENT puis cliquer sur Modifier.
Le mode Création s'ouvre.
Sélectionner le champ N°client puis dans Type de données sélectionner Assistant liste de choix.



Un assistant s'ouvre.
Premier écran : cliquer sur Suivant pour que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou une requête ; taper les valeurs souhaitées n'aurait aucun sens puisque cela obligerait à mettre à jour la liste dès qu'un nouveau client est entré.
Deuxième écran : cliquer sur Suivant. La table CLIENT est bien celle qui doit fournir les valeurs.
Troisième écran : Sélectionner les champs qui seront affichés dans la liste. On veut N°client, Nom, ville (dans le cas de clients homonymes). Sélectionner ces champs à l'aide de la flèche >. Cliquer sur Suivant.



Quatrième écran : On peut ajuster la largeur des colonnes.



Cliquer sur Suivant.

Donner un titre (celui proposé convient parfaitement) et cliquer sur Terminer.

Pour visualiser le résultat dans la table COMMANDE, cliquer sur l'icône pour l'afficher en mode Feuille de données. A chaque nouvel enregistrement, dans le champ N°client, la liste de tous les clients apparait. Cliquer sur le client voulu pour remplir la table COMMANDE.

Pour un cours détaillé sur la création de tables et de base de données Access, télécharger ce document .pdf.

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