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Access - Modifier une base de données par formulaires et rapports

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Cette capsule explique comment utiliser ou modifier une base de données à l'aide de formulaires, rapports.

La base de données fictive présente dans Access, Les Comptoirs, sert de modèle pour s'exercer à jouer avec des bases de données mais aussi servir de modèle à vos propres bases de données. On y accède par le menu ? (Aide) > Exemples de bases de données > Exemple de base de données Les Comptoirs. Parfois elle n'est pas installée, ayez donc à portée de main le CD d'installation de Office.
Le modèle relationnel de cette base de données se présente comme suit :

   Sections de la capsule

Création et utilisation de requête (onglet requête)
Création et utilisation de formulaire (onglet formulaire)
Création et utilisation de rapport (onglet états)

   Création et utilisation de formulaire (onglet formulaire)

Depuis la fenêtre Base de données, sélectionner l'onglet Formulaires.

Un formulaire est un type d'objets de base de données dont l'interface conviviale permet de faciliter la visualisation et la saisie de données dans la base de données.

On peut également utiliser un formulaire comme Menu général qui ouvre d'autres formulaires et des états dans la base de données ou comme boîte de dialogue personnalisée qui permet aux utilisateurs d'entrer des données et de les utiliser.

  • Création à l'aide de l'assistant

  • La façon la plus simple de créer un formulaire est d'utiliser l'assistant Access.

    Exemple : Dans l'exemple suivant nous allons créer un formulaire composé de tous les champs de la table MESSAGERS. Il permettra d'afficher les données comprises dans ces tables et d'entrer de nouvelles données.
    Depuis la page d'accueil d'Access, double-cliquer sur Créer un formulaire à l'aide de l'assistant ou aller dans le menu Insertion > Formulaire > Assistant Formulaire.



    Une fenêtre s'ouvre.

    Dans le menu déroulant, sélectionner la table voulue ici Tables : Messagers. Les champs disponibles peuvent être sélectionnés un par un en cliquant sur le bouton > ou tous ensemble en cliquant sur le bouton >>. Nous avons besoin de tous les champs ; cliquer sur >>. Cliquer sur Suivant.
    L'assistant demande quelle disposition l'on souhaite, garder celle proposée (colonne simple) et cliquer sur Suivant.
    On peut sélectionner un style, choisir celui désiré et cliquer sur Suivant.
    Dans le dernier écran, il faut inscrire le titre du formulaire. Par défaut l'assistant a sélectionné le nom de la table concernée; on peut garder ce titre (Messagers). Cliquer sur Terminer.

    Le formulaire est créé !

    L'outil de contrôle suivant : permet de faire défiler les éléments liés au formulaire. Cliquer sur la flèche accompagnée de l'étoile * ouvre un formulaire vierge où l'on peut entrer de nouvelles données.

  • Création en mode Création

  • Une autre façon de créer un formulaire est d'utiliser le mode Création.

    Exemple : Dans l'exemple suivant nous allons créer un formulaire composé de tous les champs de la table MESSAGERS. Il permettra d'afficher les données comprises dans ces tables et d'entrer de nouvelles données.
    Double-cliquer sur Créer un formulaire en mode Création.
    Une fenêtre s'ouvre.

    Double-cliquer dans le coin du formulaire pour qu'un petit carré noir apparaisse et pour ouvrir les propriétés.

    Dans la fenêtre Propriétés, cliquer sur l'onglet Toutes. Dans le menu déroulant de l'élément Source, sélectionner la table ou la requête à rattacher au formulaire. Attention, toutes les requêtes ne fonctionnent pas...

    Exemple : Choisir la table MESSAGERS.



    La table MESSAGERS s'affiche. Sinon on peut l'afficher en cliquant sur l'icône Liste des champs :


    Pour ajouter un champ, cliquer-glisser chaque champ de la liste vers le formulaire.



    On peut aussi emprunter un plus long chemin :

    Si elle n'est pas déjà ouverte, ouvrir la boîte à outils en allant dans le menu Affichage > Boîte à outils repérable grâce à l'icône .

    Toutes les icônes présentes dans la boîte à outils sont des contrôles. Pour créer notre formulaire nous utilisons le contrôle Zone de texte .

    1. Cliquer sur l'icône.
    2. Placer le contrôle sur le formulaire et le dimensionner.
    3. Access créé en fait DEUX contrôles : un contrôle Zone de texte et un contrôle Intitulé qui est une l'étiquette. A la place de "TexteXX" (où XX est un nombre quelconque), taper "N°messager".
    Cliquer-droit sur la Zone de texte et sélectionner Propriétés. Celle qui nous intéresse particulièrement est "Source Contrôle". C'est ici qu'on indique à Access d'où viennent les informations qui vont être affichées dans le contrôle. Sélectionner N°messager.



    Même chose pour chacun des champ du formulaire.

    Une fois tous les champs ajoutés, aller dans le menu Affichage > Ordre de tabulation pour modifier l'ordre de déplacement du curseur dans le formulaire.

Pour visualiser le résultat, cliquer sur l'icône pour l'afficher en mode Feuille de données. Faire défiler les éléments du formulaire en cliquant sur les flèches de ce contrôle . A chaque nouvel enregistrement, dans le champ N°client, la liste de tous les clients apparait. Cliquer sur le client voulu pour remplir la table COMMANDE.

Pour un cours détaillé sur la création de formulaires Access, télécharger ce document .pdf.

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   Création et utilisation de rapport (onglet états)

Ce qu'Access nomme "Etats" correspond en fait à des rapports qui fournissent de l'information issue des bases de données. Ils sont un moyen d'afficher de façon synthétique les informations d'une table ou d'une requête.
On peut avoir besoin de rapports pour afficher le contenu d'une ou plusieurs tables, créer des factures, des catalogues, des bilans de ventes ou de résultats etc.

Depuis la fenêtre Base de données, sélectionner l'onglet Etats.

  • Création à l'aide de l'assistant

  • La façon la plus simple de créer un rapport est d'utiliser l'assistant Access.

    Exemple : Dans l'exemple suivant nous allons créer un rapport des messagers composé de tous les champs de la table MESSAGERS, regroupés par Nom.
    Depuis la page d'accueil d'Access, double-cliquer sur Créer un état à l'aide de l'assistant ou aller dans le menu Insertion > Etats > Assistant Etat.



    Une fenêtre s'ouvre.

    Dans le menu déroulant, sélectionner la table voulue, ici Tables : Messagers. Les champs disponibles peuvent être sélectionnés un par un en cliquant sur le bouton > ou tous ensemble en cliquant sur le bouton >>. Nous avons besoin de tous les champs ; cliquer sur >>. Cliquer sur Suivant.
    L'assistant demande si l'on veut ajouter un niveau de regroupement. En effet on veut regrouper les données par nom de messager ; cliquer sur Nom du messager puis sur la flèche >. Le résultat sera le suivant :



    Cliquer sur Suivant.
    On peut choisir un ordre de tri, ou n'en sélectionner aucun. Cliquer sur Suivant.

    Sélectionner un type de présentation, choisir celui par défaut et cliquer sur Suivant.

    De même on peut choisir un style, choisir celui désiré et cliquer sur Suivant.

    Dans le dernier écran, il faut inscrire le titre du formulaire. Par défaut l'assistant a sélectionné le nom de la table concernée; on peut garder ce titre (Messagers). Cliquer sur Terminer.

    Le rapport est créé ! Access affiche un aperçu du résultat final.

Pour un cours détaillé sur la création de rapports Access, télécharger ce document .pdf.

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