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Agenda

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La capsules ci-contre présente des explications sur le fonctionnement de base de l'agenda. Cet agenda est dit partagé car il permet à plusieurs personnes d'accéder mutuellement à l'agenda de leurs collègues. Les différentes fonctions sont expliquées étape par étape. Tel que spécifié ci-dessous, la première section de cette capsule présente un bref aperçu de l'interface de l'agenda, pour ensuite démontrer la création et la visualisation des réunions. Les sections suivantes traitent de la création de tâches, d'entrées périodiques et d'événements. Pour d'autres explications, l'agenda contient une section d'aide à l'usager complète et détaillée.

Accédez à l'agenda

   Sections de la capsule

Aperçu de l'interface
Création d'une réunion
Visualisation d'une réunion
Création d'une tâche
Création d'une entrée périodique
Consultation d'un calendrier d'événements

   Aperçu de l'interface

Après avoir entré le nom d'usager et le mot de passe dans la fenêtre d'identification, une nouvelle fenêtre affiche la page hebdomadaire de l'agenda de l'usager. Le code d’utilisateur et le mot de passe sont les mêmes que pour le courrier électronique. L'emploi du temps pour la semaine y est alors indiqué. Les dates de début et de fin de la semaine, du lundi au dimanche, y sont inscrites. Le numéro de la semaine y est également indiqué. Des explications pour chacune des icônes sont présentées dans des tableaux ci-dessous.

Barre des dates


Reculer ou avancer d'une journée (page quotidienne), d'une semaine (page hebdomadaire) ou d'un mois (page mensuelle)

Reculer ou avancer d'une semaine (page quotidienne), d'un mois (page hebdomadaire) ou de six mois (page mensuelle)
Passer à la page de sélection d'une date

La barre d'outils

La série d'icônes située dans le haut de la page est une barre d'outils. Pour créer une entrée, il suffit de cliquer sur l'icône appropriée ou changer de vue d'agenda.


Passer au mode d'affichage par pages quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.
Inscrire une réunion à votre agenda.
Inscrire une tâche à votre agenda.
Inscrire un événement à votre agenda.
Inscrire une note à votre agenda.
consulter l'agenda collectif de toutes les personnes et ressources visées par l'invitation
Consulter un agenda partagé.

Les icônes à droite de la barre d'outils donnent accès à un ensemble de fonctions qui permettent de régler les préférences.

La présence de cette icône dépend des paramètres d'installation sélectionnés par l'administrateur du système. Elle donne accès à un sous-menu où sont offertes des commandes permettant d'ajuster différents ensembles de préférences.
Consulter l'aide en ligne (ainsi que l'information sur le produit, si l'administrateur du système a activé l'option correspondante).
Refermer votre agenda partagé.

haut de la page

   Création d'une réunion

La réunion est le type d'entrée utilisé le plus souvent. Elle représente toute activité dont l'heure et la durée est connue.

Cliquer sur l'icône , dans la barre d'outils. La fonction de création d'une réunion passe par l'entrée de toute l'information pertinente.

  • Dans l'onglet Sommaire, entrer un titre et fixer la date, l'heure et la durée de la réunion.
  • Entrer des renseignements plus détaillés dans le champ Description.
Dans votre agenda, les réunions sont marquées de flèches de couleurs différentes, en fonction de leur importance. Accorder une importance élevée à votre nouvelle entrée.
  • Préciser le niveau d'accès. Il est possible de contrôler qui a accès à vos entrées, en fonction du niveau d'accès fixé pour chacune.
  • Passer à l'onglet Avis et penser aux personnes à qui annoncer la réunion.
  • Entrer les adresses électroniques des destinataires dans le champ approprié, en prenant soin de les séparer à l'aide de virgules.
  • Cliquer sur le bouton Créer.

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   Visualisation d'une réunion

Voyons maintenant comment la réunion créée précédemment se présente dans votre agenda. Suivant vos préférences, les entrées peuvent être affichées plus ou moins en détails. Nous verrons maintenant comment le réglage de vos préférences affecte la quantité d'information visible.

À l'aide de la fonction de sélection d'une date (le calendrier, dans la barre d'outils), ou bien en vous servant des flèches situées de part et d'autre du calendrier, trouver l'entrée créée à la section précédente.

  • Dans votre agenda, les réunions sont représentées par l'icône .
  • Le titre est suivi des heures de début et de fin de la réunion.
  • La description détaillée vient ensuite et sa présence est marquée par le .
  • Ce symbole représente l'importance accordée à la réunion.
  • Cliquer sur l'icône (ou ), dans la barre d'outils, pour accéder à la fonction de réglage des préférences.
  • Passer à l'onglet Affichage. Désactiver les options Heure de fin des réunions et icônes et description.
  • Cliquer sur OK. Regarder comment votre entrée se présente dans votre agenda : il ne reste que l'icône de la réunion, l'heure de début et le titre.

Conseil

Nous vous recommandons de conserver le réglage fixé par défaut, pendant quelque temps encore. Commencez par vous habituer à gérer votre agenda partagé, avant de personnaliser vos préférences.

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   Création d'une tâche

La prochaine étape est d'inscrire une tâche dans votre agenda. Les tâches correspondent à des responsabilités qui s'étendent sur une période indéterminée, ou encore à des projets qui courent sur une période donnée. Votre agenda est doté de fonctions particulières qui facilitent le suivi des tâches.

Cliquer sur l'icône , dans la barre d'outils.

  • Penser à une tâche à acquitter d'ici une date donnée.
  • Lui donner un titre et entrer la description dans le champ correspondant.
  • Pour la date de début, sélectionner l'option Sans objet.
  • Entrer la date et l'heure correspondant à l'échéance fixée, dans les champs appropriés.
  • La tâche est accomplie en partie? L'indiquer en entrant le pourcentage de réalisation atteint jusqu'ici.
  • Cliquer sur le bouton Créer lorsque la création d'une tâche est terminée.

Il est maintenant possible de voir la tâche dans votre page quotidienne.

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   Création d'une entrée périodique

Votre prochaine tâche sera d'inscrire une activité périodique dans votre agenda. Attention : l'inscription d'une entrée périodique se fait d'un seul coup. Par contre, une fois l'activité inscrite à toutes les dates qui s'appliquent, il n'est pas possible d'apporter des changements portant sur toutes les dates autrement qu'en modifiant les entrées une par une.

Cliquer sur l'icône, dans la barre d'outils.

  • Décrire votre événement.
  • Définir la périodicité de l'événement.
  • Dans la liste déroulante, sélectionner la fréquence hebdomadaire.
  • Fixer la date jusqu'à laquelle l'événement doit se reproduire. En choisissant, par exemple, la date du 5 décembre 2001, une entrée sera inscrite dans votre agenda, chaque semaine jusqu'au 5 décembre.
  • Sélectionner maintenant quel jour l'événement doit avoir lieu, chaque semaine. Cocher mercredi, par exemple, si votre événement a lieu tous les mercredis, jusqu'au 5 décembre.
  • Cliquer sur le bouton Créer lorsque terminé.

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   Consultation d'un calendrier d'événements

Votre dernière expérience sera de consulter un calendrier d'événements mis à la disposition des utilisateurs de votre système. Tenu à jour par l'administrateur du système, un calendrier d'événements est un agenda où les entrées correspondent à différentes activités offertes à tous les membres d'une organisation donnée. Par exemple, une salle de spectacle tient un calendrier d'événements, où chaque entrée représente un spectacle au programme. L'administrateur du système peut créer un calendrier d'événements correspondant aux activités prévues pour le personnel de votre organisation, ou pour tenir un registre des vacances. Il est donc possible de sélectionner les événements et de les inscrire dans votre agenda. Enregistrer la liste de vos calendriers d'événements favoris et y avoir accès directement à partir d'un menu déroulant intégré à la barre d'outils de vos pages d'agenda.

Pour effectuer une recherche portant sur un calendrier d'évènements, cliquer sur .

  • Sélectionner l'option de recherche Calendrier d'événements et cliquer sur le bouton Trouver. La liste des calendriers d'événements disponibles est maintenant à la vue.
  • Sélectionner le nom d'un calendrier d'événements dans la liste et cliquer sur le bouton Afficher.
  • Pour vous donner un moyen rapide et pratique d'accéder au calendrier d'événements sélectionné, cliquer sur le bouton Ajouter aux favoris. Le nom du calendrier sera inséré dans un menu déroulant intégré à la barre d'outils de votre agenda.
  • Prendre connaissance des événements inscrits par l'administrateur du système pour les jours, les semaines ou les mois à venir, en affichant les pages quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles qui vous intéressent. Pour plus de renseignements sur une entrée, cliquer sur son icône et, pour reporter l'information dans votre propre agenda, cliquer sur le bouton Copier, dans le coin droit, en haut de la page.
  • Se tenir au courant des événements susceptible d'intéresser est maintenant un jeu d'enfant.
  • L'icône , dans la barre d'outils, sert à refermer la fenêtre ouverte pour consulter le calendrier pour retourner dans votre propre agenda.

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