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Excel - Traitement de données

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Cette capsule explique comment traiter les données des cellules d'Excel.

  Sections de la Capsule

La copie de données et de formules
Le cliquer-Glisser (Drag and Drop)
L'adressage (donner un nom à des cellules ou fonctions)

   La copie de données et de formules

Afin d'éviter de retaper sans arrêt une formule ou de réécrire les mêmes données dans plusieurs cellules, Excel permet de recopier les données à l'aide de la poignée de recopie en bas à droite de chaque cellule. S'il s'agit de données, cette opération ne fera que prendre la valeur d'origine et la copier dans les autres cases. S'il s'agit d'une formule, cette opération prendra la formule et l'adaptera à la position des cellules, ce qui modifiera la valeur renvoyée.

Pour ce faire, sélectionner la cellule à recopier puis se placer en bas à gauche pour qu'une croix en gras apparaisse.

.

Faire glisser cette croix vers les cases adjacentes en maintenant le bouton de la souris appuyé. Relâcher la souris : la cellule ou la fonction a été recopiée.

Excel présente aussi l'intéressante fonction de générer des suites arithmétiques ou logiques par recopie. Ainsi, lorsque vous devez inscrire une suite de nombre, il suffit d'inscrire les deux premiers termes pour qu'Excel génère automatiquement la suite. Lorsque vous devez inscrire une suite de jours, de mois etc., il suffit d'inscrire seulement le premier terme pour qu'Excel génère automatiquement la suite.

Pour obtenir les jours de la semaine, écrire par exemple lundi dans une cellule, puis faire glisser la croix noire vers le bas ou la droite. Les jours de la semaine apparaissent.

Il est possible également de fabriquer une suite de dates, en entrant le format de date à l'aide du menu Format > Cellule, choisir la catégorie Personnalisée, puis inscrire jj-mm-aa dans la zone de texte Type. Entrer une date, sélectionner la cellule puis la recopier dans les cellules adjacentes. Excel a généré les dates suivantes. Pour obtenir une suite arithmétique, inscrire deux nombres, par exemple 1 et 3, dans deux cellules adjacentes. Sélectionner les deux cellules à l'aide de la souris puis faire glisser la croix en gras, en bas à droite du 3, vers les cellules adjacentes. Excel a incrémenté les nombres de 2 en 2 : 1, 3, 5, 7 etc.

Pour une utilisation plus sophistiquée de la copie de données et de formules, la fonction Collage spécial permet de copier seulement la valeur, la formule, le format, intégrer une opération.

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   Le cliquer-Glisser (Drag and Drop)

Pour déplacer des données dans des cellules, il est possible d'utiliser la méthode cliquer-glisser ou Drag and Drop, de la même façon que sur un document Word. Pour ce faire, sélectionner la cellule à déplacer puis promener la souris sur la case pour faire apparaître une croix composée de flèches tel qu'indiqué ci-dessous. Cliquer sur la cellule puis la faire glisser vers une autre cellule en maintenant le bouton de la souris appuyé. Relâcher, la cellule a été déplacée.

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   L'adressage (donner un nom à des cellules ou fonctions)

Afin de faciliter la gestion des fonctions et des cellules, il peut être utile de les renommer pour pouvoir les utiliser facilement par la suite, par exemple dans d'autres fonctions. Pour ce faire, se placer dans la cellule à renommer.
Aller dans le menu Insertion > Nom > Définir. Une fenêtre s'ouvre.



Dans la zone de texte Noms dans le classeur, inscrire le nom que vous voulez lui donner.

Attention ! Aucun espace n'est permis. Vous pouvez utiliser des caractères de soulignement ou des points comme séparateurs de mots, par exemple Premier.Trimestre ou Taxe_Ventes.
Le premier caractère d'un nom doit être une lettre ou un caractère de soulignement _. Les autres caractères du nom peuvent être des lettres, des nombres, des points et des caractères de soulignement.
Les noms peuvent contenir des majuscules et des minuscules. Microsoft Excel ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules des noms. Par exemple, si vous avez créé le nom Ventes puis créé l'autre nom VENTES dans le même classeur, le second nom remplace le premier.

Dans la zone de texte Fait référence à, inscrire les coordonnées de la cellule à nommer précédé de = comme dans l'exemple ou la sélectionner dans la feuille Excel en cliquant sur l'icône . Cliquer sur OK. Le nouveau nom de la fonction s'inscrit en haut à gauche de la feuille.

Pour modifier ce nom, retourner dans le menu Insertion > Nom > Définir et remplacer le nom dans la zone de texte Noms dans le classeur.

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