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SYNERGY - Diffuser un document audiovisuel

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Cette caspule d'aide indique comment diffuser un document audiovisuel.

  Sections de la Capsule

Fonctionnement général
Programmer l'activité
Editer l'activité
Recherche d'un document
Programmation de la maison

   Fonctionnement général

Faire une demande de diffusion d'un document audiovisuel s'apparente à programmer cette activité dans SYNERGY. La programmation d'une activité comprend la sélection d'un document ou d'une installation d'équipement et le choix de la date, de l'heure, du lieu d'utilisation ainsi que la définition de toutes les options disponibles. Lorsque toutes ces étapes sont franchies, la demande est soumise à l'approbation du serveur qui gère toutes les demandes. La confirmation est envoyée à l'utilisateur dans les secondes qui suivent. Voyons comment franchir ces diverses étapes de façon à ne pas avoir de mauvaises surprises.

Un exemple : Supposons qu'un utilisateur, M. Pinet, professeur à HEC Montréal, veut diffuser le document " Ouragan sur le Caine " lors de la quatrième séance de son cours. Cette séance aura lieu le jeudi 18 septembre de 8h30 à 11h15, dans la salle Gérard Parizeau.

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   Programmer l'activité

  • Démarrage

  • Monsieur Pinet lance le logiciel SYNERGY et entre son mot de passe qui établit la communication avec le serveur. De la fenêtre principale, il sélectionne l'icône Schedule qui ouvre la fenêtre du même nom. Cette fenêtre est constituée de sept tableaux qui représentent les sept questions que l'on doit se poser : Quel type d'activité, quand, quel titre ou type d'équipement, à quel endroit, qui en sera l'utilisateur et, pour terminer, quelles options sont désirées.

  • Type d'activité

  • La sélection du type d'activité se fait dans la section schedule type située dans le coin supérieur droit de la fenêtre schedule. Par défaut , la fenêtre propose le mode diffusion de document (" recorded media "). Même si le système SYNERGY peut programmer 5 types d'activités, seules la diffusion de documents recorded media et les installations techniques physical items sont actuellement accessibles. Pour sa diffusion, M. Pinet n'aura pas à changer la sélection actuelle.

  • Sélection du titre

  • Par défaut, la fenêtre s'ouvre en mode de diffusion de document préenregistré. M.Pinet ira donc dans le tableau Media pour sélectionner le titre désiré. Il procédera soit en utilisant le barre de défilement jusqu'à l'apparition du titre qu'il sélectionnera ou, plus rapidement, en sélectionnant un titre au hasard pour activer le tableau, et en pressant la lettre O de Ouragan. De cette façon, au lieu de parcourir de A à O, il n'aura que les O à parcourir. S'il veut voir une description ou certaines informations relatives au document, il n'a qu'à double-cliquer sur le titre.

  • Programmation de la date et de l'heure

  • Après la sélection du titre, il devra maintenant programmer la date et l'heure auxquelles il veut diffuser son document. À partir du tableau Event Date and Time , il sélectionnera le bouton Date pour activer la fenêtre Calendar et ainsi avoir accès au mois désiré (en utilisant les flèches) et à la date voulue. Après avoir sélectionné la date, il activera la fenêtre Time à l'aide du bouton Time. Voici comment on utilise cette fenêtre: tout d'abord, on sélectionne l'heure de début à l'aide de la souris en enfonçant le bouton de gauche et tout en gardant le bouton enfoncé, on dirige le curseur sur l'heure de fin et on relâche le bouton de gauche. Vous remarquerez que la sélection entre l'heure de début et l'heure de fin restera enfoncée lors du déplacement du curseur. Vous noterez aussi que M.Pinet a programmé pour toute la durée de sa séance de cours. De cette façon, il n'aura pas à se soucier du moment auquel il diffusera son document. Soyez précis du moins pour la période de cours car si M.Pinet avait sélectionné de 8 h 00 à 12 h 30, le professeur qui occupe la salle de 12 h 00 à 14 h 45 ne serait pas en mesure de programmer une activité pour 12 h 00, heure à laquelle débute sa séance.

    La date et l'heure de début et de fin sont maintenant inscrites au tableau. Vous remarquerez qu'il y a audessus et au-dessous de chaque inscription, des boutons qui vous permettent soit d'incrémenter (avec celui du dessus) et de décrémenter (avec celui du dessous) l'heure et la date. C'est une façon rapide de programmer une activité qui aura lieu dans la journée ou très prochainement.

  • Programmation de la salle (" meeting room ")

  • Il faut maintenant programmer le lieu. Là encore il faut être précis car une programmation dans la mauvaise salle et le professeur qui utilise cette salle à la même période que vous se verra privé de la possibilité de programmer un document pour sa séance. De plus, vous serez dans l'incapacité de diffuser votre document au moment voulu.

    De la même façon que lors de la sélection du titre, vous pouvez accéder au nom de la salle par la barre de défilement ou encore, en sélectionnant une salle au hasard (pour activer la fenêtre Meeting Room) et en tapant la première lettre du nom de la salle désirée (G pour Gérard Parizeau dans le cas présent). Cela aura pour effet de vous éviter de balayer toute les salles se trouvant avant la lettre sélectionnée.

  • Sélection de l'usager (" scheduling user ")
  • Si, comme M. Pinet, vous programmez la réservation pour vous-même, vous n'aurez rien à sélectionner dans la section Scheduling user car, par défaut, c'est le nom par lequel vous entrez en communication avec le serveur qui s'inscit dans cette case. Dans ce cas-ci, le nom de M. Pinet. Si par contre vous faites une réservation pour quelqu'un d'autre, vous devrez choisir son nom dans la liste offerte par le menu déroulant.

  • Notes
  • Dans la section Notes, inscrivez tous les détails qui s'avèrent importants pour la diffusion du document. Par exemple, si vous voulez que la diffusion commence à un endroit précis à l'intérieur du document, inscrivez-le dans cette section.

    Attention ! N'appuyez pas sur la touche Entrée à la fin d'une ligne car la fenêtre se fermera sans enregistrer votre demande.

  • Options

  • Parmi les options proposées dans cette section, deux d'entre elles sont dignes d'intérêt: la fonction AutoPlay vous permettant de faire démarrer un document à une heure très précise et la fonction Other room qui vous donne la possibilité de diffuser un document dans plusieurs salles à la fois. Par défaut aucune option n'est sélectionnée et dans la majeure partie des cas, vous n'aurez pas à les utiliser.

  • Confirmation du serveur

  • Une fois votre demande faite, cliquez sur le bouton Request afin de la valider. Votre réservation sera acheminée au serveur qui, dans les secondes suivantes, vous transmettra la confirmation de cette réservation. Si toutefois ce message est négatif, vérifiez attentivement votre demande afin de voir si toutes les données sont conformes. Une fois l'activité confirmée, quittez la fenêtre "Schedule" en activant le bouton Done. Vous verrez alors votre requête inscrite dans la fenêtre "Future Events".

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   Editer l'activité

Pour vérifier les détails d'une activité que vous avez programmée, double-cliquez sur la requête désirée dans la fenêtre Future Events. La fenêtre Event Details apparaîtra et vous permettra de vérifier tous les détails de l'activité programmée.

Dans cette fenêtre, il vous est aussi possible de corriger la demande en cliquant sur le bouton Edit. À ce moment, la fenêtre Schedule réapparaîtra avec toutes les données de la demande à corriger. Apportez les corrections nécessaires et actionnez le bouton Request. Le serveur enverra un message pour confirmer que l'activité a été programmée avec succès.
De nouveau, assurez-vous que toutes vos données sont exactes avant de valider la demande.

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   Recherche d'un document

M. Pinet semble soucieux. Il faut le comprendre car il aimerait bien diffuser un autre document pour le cours suivant mais il est incapable de se remémorer le titre du document en question (il s'agit de Racing the rising sun). Par contre il se souvient que le document traitait du commerce Canada-Asie. Il entreprend donc de faire une recherche à l'aide du système de recherche de SYNERGY. À l'aide du menu Resource dans la fenêtre principale, il aurait pu y arriver en sélectionnant le sous-menu Locate Media mais il a préféré utiliser l'icône qui l'emmène directement à la fenêtre Locate Media. De là, il active le bouton Search pour ouvrir la fenêtre de recherche Format Search.



Dans la case Subject, il inscrit Asie et active la recherche. En quelques secondes, le serveur lui transmet le résultat. En voyant Racing the Rising sun, il fait la lecture de la description du document et se rend compte qu'il s'agit bien du document désiré.



Il ne lui reste maintenant qu'à cliquer sur le bouton Schedule pour activer la fenêtre de programmation et programmer l'heure, la date et le lieu de sa diffusion.

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   Programmation de la maison

Parfois vous voudrez programmer une activité, que ce soit la diffusion d'un document ou une installation de matériel à partir de l'extérieur de l'École. Pour cela, à l'aide de votre ordinateur portatif, activer l'utilitaire Internet de la maison et lorsque la connexion est établie, lancer le logiciel SYNERGY. Il se met alors en communication avec le serveur du service de l'audiovisuel. (Il est préférable de ne pas activer de navigateur d'Internet.)

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