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Access 2007


Tout comme les autres applications (Word, Excel et PowerPoint) de la suite Office 2007, Access a fait l'objet de modifications importantes en ce qui concerne l'interface graphique et donc de navigation.
Afin de faciliter votre passage à Access 2007, quatre sections sont mises à votre disposition :

Les formats d'enregistrement

  • Compatibilité des fichiers

  • La version 2007 de Microsoft Access introduit un nouveau format de fichier ayant pour extension .accdb. Ce nouveau format d'enregistrement prend en charge de nouvelles fonctionnalités, notamment les champs à plusieurs valeurs et l'intégration à Microsoft Office Outlook 2007, présentées dans la section Retrouver d'anciennes fonctionnalités de cette page.

    Office Access 2007 offre une prise en charge partielle du format de fichier utilisé dans les versions antérieures d'Access.
    Toute base de données créée dans Access 2007 est enregistrée, par défaut, avec l'extension de fichier .accdb. Or « le nouveau format de fichier ne peut ni être ouvert, ni être lié avec les versions antérieures d'Access, et il ne prend en charge ni la réplication, ni la sécurité au niveau utilisateur[1]. » Il n'existe donc pas dans Access 2007, de format d'enregistrement compatible avec les versions 97 à 2003 de l'application.

    En revanche, Access 2007 offre la possibilité d'ouvrir des fichiers sauvegardés dans les versions 2000, 2002 et 2003, et comportant l'ancienne génération d'extension, soit .mdb. Toutefois, il devient alors impossible de tirer parti des nouvelles fonctionnalités puisqu'elles requièrent le format de fichier .accdb. L'utilisateur doit donc faire le choix entre conserver le format d'enregistrement de ses fichiers et par le fait même la compatibilité ou les convertir au format 2007 ce qui sacrifie la compatibilité, mais permet d'utiliser les nouvelles fonctionnalités de Access 2007.

    Remarque: La compatibilité de Access 2007 avec les versions Access 95 et 97 n'est pas assurée. Si les fichiers à utiliser sont sauvegardés dans ces deux versions d'Access, ils ne pourront pas être modifiés dans Access 2007.
  • Conversion des fichiers

  • Pour convertir une base de données Access dans le format de fichier .accdb, suivre les étapes suivantes.

    1. Ouvrir la base de données.
    2. Cliquer sur le bouton Office puis pointer Enregistrer sous sans cliquer dessus.
    3. Sous « Enregistrer la base de données sous un autre format », cliquer sur Base de données Access 2007.



    4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone « Nom de fichier », entrer un nom de fichier ou utiliser celui fourni.
    5. Cliquer sur Enregistrer : une copie de la base de données est créée au format de fichier .accdb.



    6. Remarque : la procédure décrite concerne les fichiers créés dans Access 97, 2000, 2002 ou 2003. Pour convertir des fichiers créés à l'aide d'Access 2.0 ou Access 95 consulter la section « Voir aussi » de la page Quel format de fichier utiliser dans Access 2007 ?.

Modifications de l'aspect visuel:

  • Le ruban

  • Le ruban remplace les menus (Édition, Affichage, Format, Insertion, ...). Il prend la forme d'un bandeau horizontal dans lequel apparaissent différents onglets qui affichent, souvent de façon graphique, les fonctions les plus importantes. Chaque onglet correspond à un regroupement logique de fonctions.

    Dans Office Access 2007, les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données.



    Mais d'autres onglets, appelés contextuels, apparaissent dans le ruban lorsque l'utilisateur travaille sur certains objets particuliers, comme un état ou un formulaire.





    Cliquer ici pour obtenir plus d'informations au sujet du ruban.

  • La prise en main

  • La prise en main est une page qui ne s'affiche que lorsque l'utilisateur démarre Access depuis le menu Démarrer dans Windows ou depuis un raccourci sur le Bureau . Elle a pour objectif de faciliter la manipulation d'Office Access 2007 et permet, entre autres, de créer une base de données vide, une base de données à partir d'un modèle ou d'ouvrir une base de données récente (si l'utilisateur a déjà ouvert des bases de données).



    Remarque : Office Access 2007 fournit plusieurs modèles intégrés, c'est-à-dire des bases de données prédéfinies comprenant des tables, des formulaires et des états d'aspect professionnel. Ces modèles constituent un excellent point de départ pour créer une base de données.
  • Le volet de navigation

  • Situé dans la partie gauche de la fenêtre Access 2007, le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données que l'on trouvait dans les versions antérieures d'Access. Le volet de navigation comprend donc les différents objets de la base de données ouverte, c'est-à-dire les tables, formulaires, états, requêtes et rapports.



    Remarque : Il est possible de réduire la taille du volet navigation en cliquant sur l'icône située dans le coin en haut à droite du volet de navigation.



Retrouver d'anciennes fonctionnalités

  • Activer le contenu d'une base de données Access

  • Pour une raison de sécurité, le contenu d'une base de données Access est automatiquement désactivé à l'ouverture. Pour activer le contenu d'une base de données, cliquer sur le bouton Options situé dans le bandeau « Avertissement de sécurité », placé sous le ruban.



    La fenêtre suivante apparaît :



    L'utilisateur remarquera que la proposition « Me protéger de tout contenu inconnu (recommandé) » est sélectionnée par défaut. Dans le cas où la provenance du fichier ne fait aucun doute et que le fichier ne contient vraisemblablement pas de virus, cocher l'option « Activer ce contenu » et cliquer sur OK pour activer le contenu du document.
  • Créer une table, un formulaire, un état, une requête ou une macro

  • Toutes ces fonctionnalités se trouvent désormais dans l'onglet Créer de l'application Access 2007 et sont répertoriées par type d'objet dans des cadres différents.



  • Onglet Réorganiser

  • Dans le cadre de la création ou de la modification d'un formulaire ou d'un état, les utilisateurs seront certainement heureux d'observer l'apparition d'onglets contextuels particulièrement utiles :
    -les outils de présentation de formulaire, répertoriés dans les onglets contextuels Format et Réorganiser;



    -et les outils de présentation d'état, classés dans les onglets contextuels Format, Réorganiser et Mise en page.



    Formulaires et états partagent donc deux onglets contextuels, soit l'onglet Réorganiser et l'onglet Format, qui contiennent l'intégralité des fonctions de placement et de mise en forme.

  • Afficher les relations

  • La fonctionnalité permettant d'afficher les relations entre les différentes tables d'une base de données est désormais accessible à partir du cadre « Afficher/Masquer » de l'onglet Outils de base de données.



  • Retrouver les fonctionnalités auparavant placées dans les menus

  • Un certain nombre de fonctionnalités peuvent être retrouvées en cliquant sur l'onglet Compléments. Cet onglet présente plusieurs des menus qui se trouvaient dans les versions précédentes d'Access.



Nouvelles fonctionnalités

  • Les modes d'affichage

  • Trois modes d'affichage sont désormais disponibles lorsque l'utilisateur travaille sur des formulaires dans Access 2007. En effet, en plus des modes « Création » et « Formulaire » que l'on retrouvait dans les anciennes versions d'Access, le troisième mode, dit mode « Page », constitue un puissant éditeur.

    Directement accessibles au moyen des petites icônes situées en bas à droite du formulaire, les différents modes d'affichage peuvent également être sélectionnés grâce au bouton Affichage situé dans l'onglet contextuel Format.





    Remarque : Le choix d'un affichage influence les outils disponibles ainsi que leur disposition dans le ruban. Les boutons d'insertion de contrôles habituels (Zone texte, Liste modifiable...), par exemple, ne sont disponibles que dans le mode « Création ». Ce nouveau mode se veut donc résolument orienté vers la mise en page.
  • Les champs à plusieurs valeurs

  • « Supposons que vous ayez besoin d'affecter une tâche à l'un de vos employés, mais que vous décidiez de l'affecter à plusieurs personnes. Dans Office Access 2007, vous pouvez créer un champ à plusieurs valeurs d'où les noms d'employés pourront être sélectionnés ou entrés dans une zone prévue à cet effet.
    Lorsque vous cliquez sur la zone, les cases à cocher activées indiquent vos choix. Les employés sélectionnés sont stockés dans le champ à plusieurs valeurs et sont séparés par des virgules (par défaut) lorsqu'ils sont affichés.
    Le but des champs à plusieurs valeurs est de faciliter la sélection et le stockage de plusieurs choix, sans qu'il soit nécessaire de créer une conception de base de données plus élaborée[2]. »

    Pour connaître la procédure permettant de créer et d'utiliser un champ à plusieurs valeurs, cliquer sur les liens suivants :
    - Guide pour les champs à plusieurs valeurs
    - Utilisation de champs à plusieurs valeurs dans les requêtes

  • L'intégration améliorée à Microsoft Office Outlook 2007

  • « Par le passé, les fichiers Access au format .mdb étaient bloqués par Windows SharePoint Services ou Outlook en raison du code dangereux qu'une base de données Access était susceptible de contenir. Dans Office Access 2007, le code peut être examiné et désactivé en cas de risque. Cela ouvre la voie à une intégration plus complète des bases de données Access à Windows SharePoint Services ou Outlook. [3] »
  • La mise en forme

  • Tout comme dans les autres applications de la suite Microsoft Office 2007, l'utilisateur notera que l'accent a été mis sur le développement des outils de mise en forme des documents dans Access 2007, où vingt-cinq thèmes de présentation des états et formulaires sont désormais disponibles. Accessibles par le biais du bouton Mise en forme auto. situé dans l'onglet contextuel Format et partagés avec les autres applications de la suite bureautique, ces thèmes, en plus de faciliter la mise en forme des documents, assurent également uniformité et professionnalisme.





    Le remodelage de l'interface, quant à lui, permet d'accéder rapidement à des fonctionnalités telles :

    - le bouton Quadrillage
    Placé dans le cadre « Police » de l'onglet Accueil, il permet d'ajouter rapidement un cadre autour des champs et étiquettes ;



    - le cadre « Police »
    Situé dans l'onglet Accueil, ce cadre contient plusieurs commandes permettant de mettre en forme les caractères des contrôles ;



    - Ou encore le bouton Pinceau
    Déjà disponible dans les applications Word, Excel, PowerPoint et Outlook, cet outil permettant de reproduire la mise en forme de données fait son apparition dans Access 2007. Appliquer une mise en forme dans Access 2007 devient désormais beaucoup plus facile: il suffit de sélectionner l'élément qui sert de modèle de mise en forme, puis de cliquer sur le Pinceau avant de sélectionner les données à mettre en forme.



    Voir la vidéo qui illustre cette opération.

    - Enfin, la version 2007 d'Access possède maintenant des boutons d'accès rapide à la mise en forme des chiffres (format monétaire, pourcentage, gestion du nombre de décimales affichées, etc.) d'un état ou d'un formulaire. Ces boutons sont disponibles dans le cadre « Mise en forme » de l'onglet contextuel Format.



  1. ^ Source : site internet Microsoft Office France
  2. ^ Source : site internet Microsoft Office France
  3. ^ Source : site internet Microsoft Office France



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