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Word - Travail en équipe

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Microsoft Word offre des fonctions conçues pour le travail en équipe, avec des outils destinés à accroître l'efficacité et la productivité des groupes.

  Sections de la capsule

Barre de révision
Commentaires
Marque de modification
Versions
Fusion de documents
Protection de documents

  Barre de révision

Permet d'accéder rapidement, à partir d'une seule barre d'outils, à tous les outils de révision utiles pour le travail en équipe : recherche et révision des modifications, insertion et révision des commentaires, surlignage, enregistrement des versions et envoi du document dans un message électronique.

Pour afficher cette barre d'outils, pointer dans le menu Affichage sur Barres d'outils, puis cliquer sur Révision. Cette barre se rajoutera :


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   Commentaires

Insérer un commentaire
Changer le nom utilisateur
Commentaire vocal
Lire un commentaire
Modifier un commentaire
Supprimer un commentaire

Permet d'ajouter des observations sans briser la lecture continue. Pour ajouter un commentaire à un texte, sélectionner la partie, ou un mot, de texte pour laquelle un commentaire est requis.

Sélectionner Commentaire dans le menu Insertion

ou cliquer sur cette icône dans la barre d'outils de révision.

Une fenêtre comme celle-ci apparaîtra dans le bas de l'écran.

Choisir de qui vient le commentaire en déroulant le menu. Le choix peut se faire entre Tous les relecteurs ou le Nom de la personne à qui appartient Microsoft Word (le nom qui a été entré au moment de l'installation de Office). Si le mot utilisateur fait partie du choix, il est possible de changer le mot utilisateur par un autre (exemple votre nom ).

Pour changer le nom utilisateur, choisisser Options…dans le menu Outils. Cliquer sur l'onglet Utilisateur.

Dans la section nom, indiquer le nom désiré (ex : votre nom) et marquer les initiales du nom dans la partie réservée à cet effet. Cliquer sur OK.

Taper le commentaire désiré à côté de ce symbole [ ] (entre les [ ] apparaîtra les initiales de l'utilisateur). Le chiffre en dedans des [ ] indique si c'est le premier, deuxième, troisième, etc, commentaire du document.

Il est aussi possible de faire un commentaire vocal.

Pour ce faire, cliquer sur cette icône dans la fenêtre de commentaire. Ce programme s'ouvrira :

Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer le commentaire. Le temps d'enregistrement est de 11,88 secondes. Quand ce délai est passé, cliquer de nouveau sur enregistrer pour continuer le commentaire. Le commentaire d'avant ne s'effacera pas.

Pour écouter le commentaire, cliquer sur Jouer et le programme aura mis l'un après l'autre les enregistrements. Le commentaire sera un énoncé continu.

Pour enregistrer par-dessus un commentaire, dans le but d'effacer l'ancien, cliquer sur Recherche en arrière .

Quand le commentaire est terminé, le fenêtre de commentaire peut rester ouverte ou sinon vous pouvez bien cliquer sur fermer pour la fermer.

La partie du texte pour laquelle un commentaire a été placé est alors affichée en jaune.

Pour lire un commentaire, placer le curseur sur le texte ombré en jaune et une info-bulle devrait apparaître au-dessus, dans laquelle il est inscrit qui a fait le commentaire, et le contenu du commentaire.

Pour modifier un commentaire, positionner le curseur sur le texte affiché en jaune et cliquer sur le bouton de droite de la souris. Sélectionner modifier le commentaire

ou cliquer sur cette icône dans la barre d'outils de révision.

La fenêtre de commentaire s'ouvre et il est possible de modifier le commentaire.

Pour , positionner le curseur avant le texte affiché en jaune, et cliquer sur le bouton de droite de la souris. Sélectionner supprimer le commentaire

ou cliquer sur cette icône dans la barre d'outils de révision.

Le commentaire sera supprimé.

La barre d'outils de révision permet de consulter plus rapidement les commentaires dans un document.

En cliquant sur cette icône dans la barre d'outils de révision, le document se positionne immédiatement au . En cliquant sur cette icône dans la barre d'outils de révision, le document se positionne immédiatement au commentaire précédent.

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   Marque de modification

Afficher les modifications à partir du menu
Afficher les modifications à partir de la barre d'outils
Configuration des modifications
Accepter ou refuser une modification

Marque de modification désigne l'endroit où une suppression, une insertion ou toute autre modification a été faite dans un document. Word peut suivre les modifications de l'une des deux façons suivantes : en marquant les révisions à mesure que le document est modifié ou en les marquant après, lorsqu'il compare les deux versions du document.

Pour afficher les modifications tout au long de la consultation, aller dans le menu Outils, sélectionner suivi des modifications

et choisir afficher les modifications, cette fenêtre s'ouvrira :

Cocher Signaler les modifications en cours d'édition et Afficher les modifications à l'écran.

Un autre moyen d'afficher les modifications, est d'aller sélectionner cette icône dans la barre de révision.

Par défaut, le texte rajouté s'affichera en bleu et il sera souligné. Le texte supprimé sera en rouge et rayé d'une barre. Le texte modifié sera inséré en bleu et souligné à côté de celui qui doit être modifié qui sera affiché en bleu et rayé d'une barre.

Vous pouvez indiquer à Word la façon de configurer le texte inséré, supprimé et modifié. Pour ce faire, choisir Options dans le menu Outils et cliquer sur l'onglet Modification.

Il est possible de faire les changements désirés au niveau des couleurs, de la présentation du texte quand il est inséré, modifié et supprimé.

Pour consulter rapidement chaque modification, cliquer sur l'icône modification précédente ou l'icône modification suivante qui se trouve dans le barre de révision.

Il est aussi possible de le faire en allant dans le menu Outils, choisir suivi des modifications et sélectionner Accepter ou refuser des modifications. Cette fenêtre apparaîtra :

Les boutons Précédente et Suivante permettent d'avancer ou de reculer d'une modification.

La section Affichage permet de choisir la présentation des modifications.

Quand une modification est sélectionnée, tous les boutons du bas de la fenêtre sont accessibles. Vous pouvez alors accepter ou refuser la modificationqui est sélectionnée et qui est visible dans la section Modifications.

Une autre façon d'accepter une modification, est de sélectionner la modification et de cliquer sur l'icône accepter une modification dans la barre de révision.

Il est aussi possible de le faire pour refuser une modification, il faut alors que vous cliquiez sur l'icône refuser une modification dans la barre de révision.

Il est possible d'Accepter tout ou de Refuser tout, c'est-à-dire toutes les modifications qui ont été faites dans le document.

La barre de révision permet aussi un raccourci pour souligner du texte. Cliquer sur Surlignage , et le curseur se voit rajouté d'un marqueur. Pour surligner du texte le sélectionner et il s'affichera de la couleur qui a été choisie.

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   Versions

Enregistrer une version
Afficher une version précédente
Comparer deux versions

Pour réviser un document ultérieurement ou le faire réviser par d'autres collègues, il est possible de configurer Word de manière à ce qu'il enregistre automatiquement un " instantané " de la version en cours chaque fois qu'un relecteur ferme le document après l'avoir modifié.

Pour enregistrer une version du document, choisisser Versions… dans le menu Fichier.

Cette fenêtre s'ouvrira :

Cliquer sur Enregistrer, et une autre fenêtre s'ouvrira dans laquelle il est possible d'émettre des commentaires. Word enregistre par lui-même l'utilisateur de cette version et la date et l'heure à laquelle l'enregistrement a été fait.

Il existe une façon plus rapide d'enregistrer une version. Cliquer sur l'icône Enregistrer la version dans la barre de révision.

Pour que Word enregistre automatique une version du document en fermant celui-ci, cocher l'option Enregistrer automatiquement à la fermeture du document.

Toutes les versions sont stockées dans un même document, mais, par défaut, Word affiche uniquement la version en cours. Pour afficher une version précédente quelconque dans une fenêtre distincte, choisir la version désirée, dans la boîte de dialogue Version du menu Fichier, et cliquer sur ouvrir.

Pour supprimer une version, choisir la version désirée, dans la boîte de dialogue Version du menu Fichier, et cliquer sur supprimer.

Word peut comparer deux versions d'un document et afficher les modifications qui ont été apportées. Ouvrir un des deux documents, puis aller dans le menu Outils, choisir suivi des modifications et sélectionner Comparer des documents, cette fenêtre s'ouvrira :

Sélectionner l'autre version du document et cliquer sur Ouvrir. Word affichera un document dans lequel les deux versions sont fusionnées et les modifications sont affichées.

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  Fusion de documents

Intègre les changements et annotations de différents relecteurs en une seule étape. Les relecteurs peuvent modifier séparément leur propre copie d'un même document, et fusionner tous leurs changements dans l'original.

Pour fusionner des documents, vous devez Ouvrir un des documents puis choisir Fusion de documents dans le menu Outils. Cette fenêtre s'ouvrira :

Choisir le fichier Word qui sera intégré au document en cours et cliquer sur Ouvrir.

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  Protection du document

Cette fonction de Word permet de protéger les commentaires, les modifications et les formulaires apportés au document.

Sélectionner Protection du document dans le menu Outils, cette fenêtre apparaîtra :

Choisir la marque de révision qui doit être protégée. Quand la case est cochée, il ne sera plus possible pour un autre utilisateur de refuser, accepter, modifier ou d'insérer une marque de révision.

Il est aussi possible d'ajouter un mot de passe. Seuls les utilisateurs qui sauront le mot de passe seront autorisés à accepter ou rejeter les marques de révision, insérer ou supprimer des annotations, modifier les champs de formulaire protégés ou supprimer la protection d'un document.

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